Cierre del proyecto

“¿Por qué repetir los errores pasados, habiendo tantos errores nuevos por cometer?”.
A Bertrand Russell

 

Hoy quiero presentarle el tema de Cierre del Proyecto. Es tan importante cerrar bien el proyecto, como planearlo, ejecutarlo y monitorearlo.

Concepto

* Formalmente, el cierre del proyecto es la última de las fases que componen el proceso de gestión del mismo, y aplica tanto al proyecto en su conjunto como a cada una de las fases de su ciclo de vida.

* “Cerrar el Proyecto consiste en finalizar todas las actividades a través de todos

los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. El beneficio clave de este proceso es que proporciona las lecciones aprendidas, la finalización formal del trabajo del proyecto, y la liberación de los recursos de la organización para afrontar nuevos esfuerzos”^[1].

* El cierre del proyecto es un hito muy importante que no debemos gestionar a la ligera, en él el cliente aprueba el trabajo realizado y es consciente de que su cierre formal significa “no vamos a trabajar más en él”. Esto evita que haya nuevas peticiones de complementaciones o de arreglos del producto o servicio. Si el cliente quiere continuar el trabajo, se requerirá de un nuevo proyecto^[2].

* El cierre del proyecto tiene como objetivos principales^[3]:

– Clarificar la aceptación del cliente

– Analizar desde una perspectiva económica el resultado del proyecto (hacer balance de los recursos consumidos y los beneficios alcanzados) y desde la perspectiva del cambio, el alcance de los objetivos e indicadores, para dimensionar los resultados y el impacto logrados.

– Diagnosticar el funcionamiento de la empresa, identificando las desviaciones y la razón de las mismas

– Corregir para futuros proyectos las actuaciones inadecuadas.
– sistematizar las lecciones aprendidas en lo técnico, en lo metodológico y en la influencia del entorno.
– Identificar nuevas oportunidades sean en aspectos sociales, de inversión o comerciales.
– Recopilar toda la información del proyecto y archivarla correctamente.

* Todo proyecto iniciado debe cerrarse, igual si no termino por cualquier motivo. Los fracasos también son fuente de aprendizaje.

Importancia

* “Desde un punto de vista práctico y formal, el cierre del proyecto oficializa la finalización de todos los compromisos, tanto con la propia organización como con personas externas a ella.

* Certifica y oficializa que hemos cumplido con el alcance y los compromisos delante del cliente (para lo cual es necesario que antes del cierre se haya realizado la aceptación). Lo que implica que ya no deberemos hacer nada más en relación a este proyecto o pedido, y que cualquier nueva solicitud será tramitada como un nuevo proyecto.

* Libera totalmente al equipo del proyecto, incluido al director del proyecto. Por lo que estos pueden asumir nuevos proyectos.

* Supone el cierre administrativo y financiero de todos los compromisos y derechos adquiridos por el proyecto. Esto incluye el cierre de los contratos con proveedores y cliente, y el cierre financiero del proyecto dentro de la propia organización”^[4].

Procesos de gestión

Para el cierre del proyecto se deben seguir los siguientes pasos:

* Obtener la aceptación final de nuestro producto por parte del cliente (ej.: Comité de Conducción, Dirección del Programa, Destinatarios, otra unidad dentro de la organización, consumidor final). La aceptación final es un documento formal firmado por el cliente, sin este documento el proyecto no ha cerrado y es factible que se demanden nuevos trabajos. Con este documento hemos transferido la propiedad de los productos y servicios elaborados al cliente.

* Analizar el alcance de los objetivos e indicadores y los aportes de éstos al Programa, si existe. Explicar los porqués de las desviaciones y clarificar los factores positivos y los negativos en los logros.

* Analizar económicamente el resultado del proyecto, comprobar si los recursos que planificamos al inicio son los mismos que los recursos consumidos y explicar las desviaciones si las ha habido. Este punto encierra: a) Cierre de los contratos con proveedores y consultores, lo cual implica la aceptación de los productos o servicios contratados. Todos los pagos han sido efectuados. b) Liberación del equipo del proyecto de su responsabilidad. Al cerrar el proyecto el equipo que ha participado en el proyecto queda liberado de su responsabilidad. A partir de este punto, cualquier implicación adicional debería ser considerada como un nuevo encargo. c) Cierre financiero del proyecto. Una vez realizados los puntos anteriores es necesario asegurarse de que estos han quedado totalmente reflejados en el estado financiero del proyecto, y en el caso de las facturas, que estas se han pagado o cobrado. Aunque la gestión de impagados no suele realizarla directamente el director del proyecto, el proyecto no puede cerrarse oficialmente hasta que todas las facturas han sido pagadas. d) Cierre administrativo del proyecto. Una vez que se ha liberado el equipo y se ha cerrado financieramente el proyecto (todos los ingresos y gastos están imputados y ejecutados), podemos cerrar el proyecto administrativamente. Esto habitualmente consiste en un proceso interno de la organización que debe ser hecho o revisado por el coordinador o director del proyecto. La importancia práctica de esto es el hecho de informar formalmente a la organización sobre la finalización del proyecto, y el cálculo final de los resultados económicos del proyecto^[5].

* Analizar la metodología utilizada, los productos y servicios obtenidos y las actividades realizadas, con el objetivo de identificar si hemos tenido desviaciones del plan inicial y las causas de las mismas.

* Recopilar toda la información y la experiencia adquirida durante la ejecución para aprovecharla en los próximos proyectos, esta información se puede plasmar en un documento de lecciones aprendidas, independientemente de si el proyecto ha sido un éxito o un fracaso. Las lecciones aprendidas especifican qué funcionó, qué no funciono, por qué y cómo se puede mejorar. Si bien las lecciones aprendidas se evalúan al final para resumirlas en buenas prácticas, se deben ir recabando durante la vida del proyecto. El monitoreo y control debe ayudar en este proceso. Las lecciones aprendidas se deben consignar en un documento que se archiva en los denominados “activos de los procesos de la organización”. Servirán como documentos de aprendizaje y base para la formulación de nuevos proyectos.

* Obtener información sobre el nivel de satisfacción de los interesados (clientes, dirección del programa y de las organizaciones involucradas, equipo de trabajo, proveedores, etc.)^[6].

* Mulcahy^[7] resume el cierre en los siguientes puntos:

• Confirmar que el trabajo está hecho de acuerdo a los requisitos.
• Completar el cierre de las adquisiciones.
• Obtener aceptación final del producto.

Completar el cierre financiero.

• Entregar el producto completado.
• Solicitar la retroalimentación del cliente sobre el proyecto.
• Completar el informe final de desempeño.
• Archivar e indexar los registros.
• Recopilar las lecciones aprendidas finales y actualizar la base de conocimientos