Dirección de Programas y Proyectos como instrumento para alcanzar objetivos.

Dirección de Programas y Proyectos como instrumento para alcanzar objetivos.

Por marzo 19, 2018 Conceptos, Destacados

Dirección de Programas y Proyectos como instrumento para
alcanzar los objetivos de los planes empresariales o institucionales formulados.

1. Objetivo:

El objetivo de este artículo es que comprendamos mejor el concepto de Dirección y las diferencias de propósitos y contenidos un portafolio, un programa y un proyecto y derivar su valor práctico.

2. Contenido

¿Qué entendemos por Dirección de una organización?[1]

* Es un marco de referencia para mantener toda la organización enfocada en la estrategia general. Proporciona orientaciones sobre cómo priorizar, gestionar, ejecutar y medir los proyectos, programas, portafolios y otros trabajos organizacionales a fin de cumplir los objetivos estratégicos. Cualquier cambio en los objetivos estratégicos obligará a hacer cambios en los proyectos, programas o portafolios. Dichos cambios están guiados por la estructura organizacional, las normas, los criterios y procedimientos de la organización. La Dirección organizacional potencia la capacidad de la organización para la consecución de los objetivos estratégicos mediante la vinculación de los principios y prácticas de la dirección de proyectos, la dirección de programas y la dirección de portafolios con los facilitadores de la organización (p.ej., prácticas estructurales, culturales, tecnológicas y de recursos humanos). Una organización mide sus capacidades para posteriormente planificar e implementar mejoras encaminadas a la adopción sistemática de las mejores prácticas.

* Los portafolios, programas y proyectos son instrumentos para cumplir con los objetivos de los planes de desarrollo, los planes de ordenamiento territorial, las políticas y los planes estratégicos u hojas de ruta de las organizaciones públicas y privadas. Facilitan la definición de estructuras administrativas y la definición de roles dentro de la estructura.

¿Qué es la dirección de Portafolio?

* “La dirección de portafolios se alinea con las estrategias organizacionales mediante la selección de los programas o proyectos adecuados, el establecimiento de prioridades con respecto al trabajo a realizar y la provisión de los recursos necesarios”.

* “Un portafolio consiste en proyectos, programas y operaciones gestionadas como un grupo con el propósito de alcanzar los objetivos estratégicos de la Organización” Los proyectos y programas no son necesariamente interdependientes. Se elaboran portafolios para maximizar el rendimiento de las inversiones, mantener la dirección estratégica”.[2]

  1. Mulcahy, Rita. 2013. Preparación para el Examen PMP. Octava Edición. RMC Publications. USA. p: 24-25 ↑
  2. Project Management Institute. 2013. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición, Pensilvania, USA. p.7. ↑

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¿Qué entendemos por Dirección de Programas?

* Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de manera individual”. Los programas deben generar optimización de costos, economías de escala, disminución de riesgos.

* Los programas tienen un alcance mayor y proporcionan beneficios más significativos. Los directores de programas prevén cambios, que podrán surgir tanto a nivel interno como a nivel externo al programa, y están preparados para gestionarlos.
Desarrollan el plan general del programa y crean planes generales (de alto nivel) para guiar la planificación detallada a nivel de los componentes. Dirigen al personal del programa y a los directores de proyecto; brindan visión y liderazgo global. El éxito se mide por el grado en que el programa satisface las necesidades y beneficios que le dieron origen.

* Los directores de programa monitorean el progreso de los componentes del programa con el propósito de asegurar que se cumplan los objetivos globales, los indicadores, cronogramas, presupuesto y beneficios del mismo.

* La dirección de programas se centra en las interdependencias entre los proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para gestionarlas. Las acciones relacionadas con estas interdependencias, pueden incluir:

  • Resolver restricciones y/o conflictos de recursos que afectan a múltiples proyectos del programa,
  • Alinear la dirección de la organización/estratégica que afecta las metas y los objetivos de los proyectos y del programa, y
  • Resolver la gestión de conflictos y cambios dentro de una estructura de gobernabilidad compartida. (PMBOK, p.8-9)

¿Qué entendemos por Dirección de Proyectos?

* “La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la aplicación e integración adecuadas de los procesos de la dirección de proyectos, agrupados de manera lógica, categorizados en cinco Grupos de Procesos. Estos cinco Grupos de Procesos son:

  • Inicio,
  • Planificación,
  • Ejecución,
  • Monitoreo y Control, y
  • Cierre. (PMBOK, p. 5).

* Dirigir un proyecto por lo general incluye, entre otros aspectos:

  • “Identificar requisitos;
  • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados en la planificación y la ejecución del proyecto;
  • Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas, eficaces y de naturaleza colaborativa entre los interesados;
  • Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto y generar los entregables del mismo;
  • Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que incluyen, entre otras: El alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos.

Las características específicas del proyecto y las circunstancias pueden influir sobre las restricciones en las que el equipo de dirección del proyecto necesita concentrarse”. (PMBOK, p. 6). Cambios en uno de los factores genera cambios en los otros, ya que son interdependientes. El DP debe tener siempre una mirada holística y sistémica.

* La dirección de proyectos desarrolla e implementa planes para lograr un alcance determinado, que viene dado por los objetivos del programa o del portafolio al cual está vinculado, y, en último término, por las estrategias organizacionales.

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¿Qué es un Proyecto? [3].

* “Un esfuerzo temporal (tiene un principio y un final) que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”

Desde el punto de vista del desarrollo podríamos decir que un proyecto es un experimento dentro de una visión específica. Comienza y termina y deja aprendizajes y experiencias, que sirven para nuevos experimentos y para establecer políticas o un programa de mejoras.

¿Qué diferencia las operaciones de una organización del trabajo en
proyectos?

El trabajo realizado en las organizaciones podría dividirse en operativo y de proyectos. El trabajo operativo es aquel que se realiza de manera constante para sostener el negocio o cumplir con el mandato dado, mientras que el trabajo en proyectos finaliza con el cierre. No se quiere decir que sean áreas independientes, solo diferentes. Por lo general están entrelazadas son por esto interdependientes. Al terminar un proyecto, el producto o servicio que se ha generado, se entrega a operaciones para la producción continua. A la vez la parte operativa es generadora de ideas y demandas por proyectos. Ejemplo la alcaldía ABC requiere adaptar o elaborar un sistema computarizado para hacer más eficiente el cobro de impuestos. Se genera un proyecto para elaborar el sistema. Cuando el proyecto termina entrega el sistema para que se use continuamente en la Alcaldía.

Lo anterior genera la diferencia entre la Gestión o Administración de Empresas y la Gestión o Dirección de Proyectos. Tienen muchas similitudes, pero son diferentes. “Mientras la administración de empresas se dedica a la gestión de organizaciones con una duración extensa y desconocida, la administración de proyectos se orienta fundamentalmente a gestionar emprendimientos de carácter finito y con objetivos específicos, los que una vez cumplidos determinan la finalización del mismo”[4]

  1. Vea: Project Management Institute. 2013. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición, Pensilvania, USA.
    Mulcahy, Rita. 2013. Preparación para el Examen PMP. Octava Edición. RMC Publications. USA. La presentación de las ideas de esta unidad se orienta en gran parte por los textos referenciados aquí. ↑
  2. Lledó Pablo. 2013. Administración de proyectos: El ABC para un director de proyectos exitoso. 3ra Ed. Victoria, BC, Canada.p.3 ↑

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¿Qué es un proyecto exitoso?

Los criterios de éxito comprenden, entre otros:

  • Buena Dirección del proyecto
  • Cumplir con las restricciones: alcance, presupuesto, tiempo, calidad, manejo de riesgos y provisión de los recursos necesarios.
  • Alineación a los objetivos estratégicos.
  • Satisfacción del cliente
  • Sostenibilidad
  • Retorno de la inversión
  • Responsabilidad social
  • Cuidado del Ambiente
  • Sistematización de las lecciones aprendidas

¿Qué inicia un proyecto?

  • Implementación de planes, políticas, programas, portafolios. Oportunidades estratégicas.
  • Demandas del mercado
  • Necesidades sociales
  • Necesidad de innovación
  • Necesidades organizacionales: mayor eficiencia, optimización de procesos, mejora de trámites entre otros.
  • Requerimientos de los clientes
  • Avances tecnológicos
  • Consideraciones ambientales
  • Requerimientos legales

¿Qué es el Director de un Proyecto?[5]

“Es la persona que responde por el alcance de los objetivos del Proyecto, de acuerdo a los criterios de la buena Dirección y el cumplimiento del Codigo de ética estipulado”.

Responsabilidades que debe cumplir:

  • Cumplir con el mandato recibido por la Gerencia.
  • Dirigir de acuerdo a los estándares de la Dirección de Proyectos.
  • Efectuar la planificación necesaria.
  • Mantener control de la ejecución y del avance del Proyecto.
  • Gestionar los recursos necesarios.
  • Tomar las decisiones necesarias en forma oportuna.
  • Mantener buenas relaciones y comunicaciones con los interesados.
  1. Ten Steps Academy y Ten Steps Ecuador. 2015. Preparación para el examen de certificación de PMP o final de la planificación ↑

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¿Qué entendemos por ciclo de vida de un Proyecto?

* Un proyecto tiene varias fases durante su vida. Son: Inicio; Organización y preparación, cuyo producto es el Plan para la Dirección del Proyecto; Ejecución del Trabajo, del cual resultan todos los entregables u obligaciones del proyecto y Cierre. Durante todo el proceso ocurre el seguimiento y control y se dan cambios, que deben ser aprobados.

* En el inicio del proyecto se ejecutan los siguientes procesos: identificación y análisis de los interesados y acta de constitución del proyecto. En esta se dan: la justificación del proyecto, los objetivos e indicadores a los cuales contribuirá el proyecto, los requisitos, los supuestos generales y se nombra al director del proyecto. En los proyectos de cooperación esta información deriva del protocolo de las negociaciones y de las notas verbales.

* La planificación se inicia con un análisis de los objetivos e indicadores y de toda la información recabada para el acta de constitución y luego se hace un recorrido por todos los elementos que juegan un papel en la ejecución, para clarificar los propósitos de cada área de conocimiento necesaria, establecer los cómo de cada factor y establecer la forma de ejecución, de seguimiento y control y de hacer los cambio y cómo se planea el cierre. La planificación es un proceso gradual, es decir iterativo. A medida que se obtiene mayor información y conocimiento se revisa la planificación realizada y se mejora. El resultado final de la planificación es el Plan para la Dirección del Proyecto y sus documentos anexos. En la planificación deben participar el DP y todos los interesados.

* El plan de Dirección del proyecto incluye:

Las líneas base del proyecto incluyen, entre otras:

  • Línea base del alcance,
  • Línea base del cronograma, y
  • Línea base de costos.

Los planes secundarios incluyen, entre otros:

  • Plan de gestión del alcance,
  • Plan de gestión de los requisitos,
  • Plan de gestión del cronograma,
  • Plan de gestión de los costos,
  • Plan de gestión de la calidad,
  • Plan de mejoras del proceso,
  • Plan de gestión de los recursos humanos,
  • Plan de gestión de las comunicaciones,
  • Plan de gestión de los riesgos,
  • Plan de gestión de las adquisiciones, y
  • Plan de gestión de los interesados.

El plan para la dirección del proyecto puede asimismo incluir, entre otras cosas:

  • El ciclo de vida seleccionado para el proyecto y los procesos que se aplicarán en cada fase;
  • Detalles de las decisiones para la adaptación especificadas por el equipo de dirección del proyecto, a saber:

○ Procesos de la dirección de proyectos seleccionados por el equipo de dirección del proyecto,

○ Nivel de implementación de cada uno de los procesos seleccionados,

○ Descripciones de las herramientas y técnicas que se utilizarán para llevar a cabo esos procesos, y

○ Descripción del modo en que se utilizarán los procesos seleccionados para gestionar el proyecto específico, incluyendo las dependencias e interacciones entre dichos procesos y las entradas y salidas fundamentales.

  • Descripción del modo en que se realizará el trabajo para alcanzar los objetivos del proyecto;
  • Plan de gestión de cambios que documente el modo en que se monitorearán y controlarán los cambios;
  • Plan de gestión de la configuración que documente cómo se llevará a cabo la gestión de mantener al día la documentación;
  • Descripción del modo en que se mantendrá la integridad de las líneas base del proyecto;
  • Requisitos y técnicas de comunicación entre los interesados; y
  • Revisiones clave de gestión del contenido, el alcance y el tiempo para abordar los incidentes sin resolver y las decisiones pendientes (PMBOK, p.77).

* La ejecución del proyecto es completar el trabajo definido en el plan del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto.

Los procesos principales están en dirigir y gestionar el trabajo, obtener el producto o productos y servicios y los demás entregables, realizar el aseguramiento de la calidad, adquirir, desarrollar y dirigir el equipo del proyecto, gestionar las comunicaciones, efectuar las adquisiciones y gestionar la participación de los interesados. En este proceso se generan los datos del desempeño del equipo y se generan solicitudes de cambio y a la vez se ejecutan las solicitudes aprobadas, También se ejecutan las recomendaciones de acciones correctivas y preventivas.

* El monitoreo y control y el proceso de solicitar y aprobar los cambios se realiza durante todo el proyecto.

* El proceso de cierre constituye la transmisión de los productos y entregables al cliente, obtener su aprobación, cerrar las cuentas, hacer el informe del proyecto, liberar al personal y recopilar las lecciones aprendidas.

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