* ¿Qué se entiende por alcance del proyecto?
La gestión del alcance del proyecto incluye todos los procesos que permiten definir QUÉ trabajo se requiere para alcanzar un proyecto exitoso. Se debe partir del mandato recibido (objetivo, indicadores, supuestos, presupuesto y tiempo generales) y comenzar el desglose, de tal forma que se tenga claro qué producto o productos se deben obtener y qué trabajo hay que realizar para poder obtenerlos. Por eso se distingue entre alcance del producto o servicio (que se refiere a las características y funciones del producto o servicio o entregables a elaborar) y al alcance del proyecto (definir todos los procesos y el trabajo necesario para que el producto o servicio sea elaborado y provisto de todas las características y funciones requeridas[2].
* ¿Por qué es importante tener claro el alcance del proyecto?
La definición del alcance es fundamental para saber en qué consiste el proyecto, que entregables va a generar y cuáles son las fronteras, es decir qué no se debe hacer. Un alcance bien descrito orienta la toma de decisiones durante la planificación, la ejecución y el monitoreo. Ayuda en lograr estimaciones de tiempo, costo y recursos más confiables, asignar mejor los roles y las responsabilidades al equipo, comprender y comunicar mejor el contenido del proyecto, definir la línea de base, facilita controlar los cambios que se aprueben y orientar el monitoreo y control.
* ¿Cuáles son los procesos[3] a realizar para definir el alcance?[4]
Los seis procesos previstos para gestionar el alcance son:
a) Planificar la gestión del alcance. Quien dirige debe saber cómo va a planificar, definir, validar y controlar el alcance. Es hacer un plan, antes de entrar en acción. ¿Cómo definir el alcance? ¿Cómo voy a obtener los requisitos? ¿Qué herramientas utilizar para crear la EDT? ¿Dónde puedo encontrar información? ¿Cómo voy a lograr la aceptación?
b) Determinar los requisitos del proyecto. Es levantar información sobre las necesidades de todos los interesados del proyecto y transformarlas en requisitos del proyecto. ¿Cómo debe y no debe ser el producto o servicio?
c) Definir el alcance. Consiste en desarrollar una descripción detallada del producto o servicio y del proyecto.
d) Crear una estructura de desglose del trabajo EDT. Es descomponer el proyecto en entregables (productos) o piezas más pequeñas y manejables y definir cada pieza en un diccionario de EDT.
e) Validar el alcance. Se hace mediante reuniones planificadas y frecuentes con el cliente para obtener la aceptación formal de los entregables durante el seguimiento y control del proyecto.
f) Controlar el alcance. Implica la medición y evaluación de los datos de desempeño y compararlos con la línea de base del alcance (enunciado, EDT y su diccionario).
- Lledó Pablo. 2013. Administración de proyectos: El ABC para un director de proyectos exitoso. 3ra Ed. Victoria, BC, Canada. p. 76 y Mulcahy, Rita. 2013. Preparación para el Examen PMP. Octava Edición. RMC Publications. USA. ↑
- De acuerdo al PMBOK se entiende por proceso: “una serie sistemática de actividades dirigidas a producir un resultado final de forma tal que se actuará sobre una o más entradas para crear una o más salidas”. P. 559. ↑
- Para ver todos los detalles de la gestión del alcance ver el capítulo correspondiente en: Project Management Institute. 2013. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Quinta Edición, Pensilvania, USA y y Mulcahy, Rita. 2013. Preparación para el Examen PMP. Octava Edición. RMC Publications. USA.Categoria: ConceptosTags alcance, componentes del alcance, procesos, requisitos ↑