* ¿Cuáles son los procesos a realizar para gestionar los recursos humanos en el proyecto?
Los procedimientos y las prácticas de gestión de las personas que afectan de manera directa su desempeño, y que, por lo tanto, impactaran significativamente los resultados de la organización, son:
a) Planificar la gestión de los recursos humanos.
-Mediante este proceso de planificación, identificamos y documentamos los roles y las responsabilidades y las habilidades requeridas, la estructura orgánica y un plan para la gestión del personal. Para hacerlo se utiliza la información existente en el alcance, el cronograma, el presupuesto y la calidad.
-El plan para la gestión de personal específica cuándo se adquirirá y liberará el personal, los calendarios para cada persona (turnos de trabajo), las necesidades de capacitación, las estrategias para fortalecer el trabajo en equipo, los planes de reconocimiento y recompensa, el cumplimiento y los requisitos de la política y seguridad laboral, cuándo enviar informes y a qué reuniones debe asistir cada uno.
-Las principales herramientas y técnicas que se usan son: descripciones de puestos y los organigramas. Pare esto su utilizan las matrices de asignación de responsabilidades tomadas de la estructura de desglose de trabajo EDT del alcance. También se utilizan el juicio de expertos y varios tipos de reuniones.
b) Adquirir (seleccionar) el Equipo del Proyecto
La adquisición del Equipo del proyecto comienza desde el nombramiento del Director en el inicio, luego se seleccionan algunos profesionales para el proceso de planificación. El grueso del Equipo se selecciona en la ejecución.
El proceso se realiza de acuerdo a lo planificado. Se debe tener en cuanta si LA Gerencia ha designado previamente personal o si se trabaja en una estructura matricial, qué personas serán enviadas por otras unidades a participar en el proyecto. Luego se define a quienes contratar externamente. En todo esto el Director del Proyecto pude ser asesorado en todo el proceso o el Director puede delegar al Departamento de personal para que haga la selección. Sin embargo no hay que olvidar que la responsabilidad final la tiene él. Fundamental será dar cumplimiento a la planificación y revisar qué los criterios y el proceso de selección estén bien descritos.
c) Desarrollar el Equipo del Proyecto.
– El desarrollo del equipo es una responsabilidad de quien dirige. Su ejecución puede ser directa o a través del Departamento de Personal, si existe en la organización. Si el capital humano es lo más importante, hay que incrementar sus competencias, sus habilidades y favorecer la interacción entre miembros y desarrollar el trabajo en equipo. El propósito central es incrementar la confianza y la vivencia de los demás valores priorizados por la organización.
– Los Directores de Proyecto necesitan estar preparados personalmente, o al menos ser conscientes, de las habilidades y métodos necesarios para llevar a cabo el desarrollo del equipo. Deben conocer las teorías básicas y las técnicas de motivación, qué alternativas existen para impulsar el espíritu de trabajo en grupo, cómo generar confianza, cómo trabajar interculturalmente y con enfoque de género, cómo evaluar fortalezas y debilidades, preferencias y estilos de aprendizaje de los miembros del equipo y cómo diseñar programas de capacitación en áreas específica. De la misma forma debe conocer cómo evaluar el desempeño del equipo y cómo establecer sistemas de reconocimientos y recompensas.
Una encuesta realizada a más de 13.000 profesionales en Estados Unidos mostró como resultados ante la pregunta “¿qué es lo más importante que quieres que te dé la empresa?, los siguientes tópicos: a)trabajo interesante: un trabajo que utilice las habilidades y capacidades y que proporcione satisfacción intrínseca; b) oportunidades de desarrollo para hacer carrera; c) reconocimiento psicológico: por el esfuerzo realizado, por el trabajo bien hecho y por los resultados alcanzados; d) compensación adecuada, equitativa y competitiva y e) seguridad y estabilidad del empleo. Un programa de capacitación adecuado, un sistema de recompensas y una política de gestión de personal debe ser la respuesta ante estas expectativas. Una vez ejecutadas deben desarrollarse los indicadores que permitan evaluar el grado de satisfacción de los empleados y los aportes que el grupo hace al desarrollo y mantenimiento de la organización.
– Una actividad importante al comienzo de la ejecución es establecer y aprobar participativamente las reglas básicas de comportamiento y las penalidades por incumplimiento. Allí pueden estar instrucciones sobre las comunicaciones internas y externas, la participación en las reuniones, el conducto regular y formas de coordinación y solidaridad. Estas reglas, junto con el ejercicio de cumplir con los valores va creando la cultura empresarial.
d) Dirigir el Equipo del Proyecto.
– Según el PMBOK, mediante este proceso el Director del Proyecto da seguimiento al desempeño de cada miembro del equipo; recibe retroalimentación; resuelve conflictos, gestiona cambios en el equipo, para optimizar su desempeño y añade lecciones aprendidas a la base de datos de la organización.
– Mulcahy explica que dirigir el equipo es diferente de desarrollarlo. Requiere de acciones tales como: promover una buena comunicación, utilizar habilidades de negociación, de liderazgo, de solución de conflictos, de definir cómo colectar los problemas y sistematizar las soluciones, de observar lo que ocurre y realizar las evaluaciones individuales. Estas tareas demandan del Director una buena formación en estilos de dirección, liderazgo, métodos para la resolución de problemas y evaluación del desempeño, además de una buena actitud para enfrentar y tratar las particularidades de cada una de las personas que dirige.
