Lecciones Aprendidas: Una necesidad.

Las Lecciones aprendidas: Caso del XII Congreso Internacional de Dirección de Proyectos: Gestionar, adaptarse y reinventar el mundo a través de los Proyectos – Tour Cono Sur 2018.

¿Por qué lecciones aprendidas?

¿Cuantas veces nos ha sucedido que asistimos a un seminario o congreso o realizamos un proyecto y al final no tenemos muy claro lo aprendido, lo experimentado, lo vivido? En muchas oportunidades después de corto tiempo, solo quedan ideas vagas de lo sucedido. Muchos colegas perciben que tenemos una percepción muy global: el evento estuvo bueno, la ejecución del proyecto marchó sin dificultades o “no hubo quejas, luego estuvo bien. No se especifica: que aprendimos, qué estuvo bien, qué estuvo mal y por qué. ¿Qué influyó en la obtención o no de los resultados esperados? El no contestar a las preguntas nos lleva a perder mucha información, a perder y aprehender mejor el conocimiento adquirido y poder usarlo en nuevos proyectos. Tenemos que pensar cómo hacer para no volver a tropezar con la misma piedra, para ello necesitamos saber cuáles fueron las piedras, por qué estaban allí y por qué nos tropezamos. O cómo utilizar las cosas bien hechas, sabiendo también por qué y cómo se dieron. Este es el tema de obtener lecciones aprendidas en actividades o procesos específicos y en proyectos. Lo trataremos hoy de manera sucinta y aprovecharé mi participación en un Congreso para ejemplarizar las lecciones derivadas.

1. ¿Qué entendemos por lecciones aprendidas?

Las lecciones aprendidas son evidencias sobre el desempeño de un proceso o el alcance de los objetivos e indicadores de un proyecto. Mediante tales evidencias profundizamos el aprendizaje y se obtienen guías a tener en cuenta en la preparación de actividades o procesos similares o en la formulación de nuevos proyectos. La obtención de lecciones aprendidas demanda reflexión y análisis profundos de quien o quienes han participado en la experiencia. Es reconstruir lo sucedido y explicar los porqués y cómo de lo realizado. Los pasos a seguir son: a) Situación de partida: qué vamos a observar, sobre qué vamos a derivar lecciones.
b) Actores involucrados.
c) Desarrollo del proceso o proyecto, mediante la colección de información secundaria y/o primaria, según se requiera.
d) Análisis. Se requiere preguntarse siempre: ¿qué ocurrió y por qué? ¿Qué cambió y por qué? ¿Qué factores o variables determinaron que los resultados fuesen positivos o negativos y por qué?
e) Enumerar las lecciones, de acuerdo a algunas categorías o variables definidas previamente.
f) Hacer las recomendaciones para el futuro.
g) Difundir lo aprendido y
h) Archivar en la organización o empresa las lecciones aprendidas.

Obtener lecciones aprendidas demanda: elaborar un plan, definiendo: objetivo, métodos, tiempo, responsables y producto a entregar y difundir. Mayores detalles sobre el concepto y las metodologías a seguir encuentran los lectores en el PMBOK y muchos artículos en Google.

Un ejemplo sencillo: ¿Qué lecciones aprendí del “XII Congreso Internacional de Dirección de Proyectos, Gestionar, Adaptarse y Reinventar el Mundo a Través de los Proyectos – Tour Cono Sur 2018?”. Este ejercicio me permite mostrar, en forma muy resumida, el método de obtener lecciones aprendidas, divulgar lo aprendido en el Congreso y hacer sugerencias de mejora para próximos eventos

1) Organización

La organización del Congreso estuvo a cargo del capítulo del PMI en Lima. Se desarrolló durante los días 23 y 24 de noviembre de 2018 en Lima.

El capítulo es una agrupación de profesionales, dedicados a la dirección de proyectos, que tienen interés de mantener al día sus conocimientos y habilidades mediante la capacitación y el intercambio de experiencias a través de congresos, cursos, conferencias, webinars entre otras actividades. El capítulo de Lima es el más grande en membrecía, dentro del mundo que habla español.

La organización del evento fue excelente y la calidad de los expositores fue buena. Alrededor de mil personas participaron en el Congreso, lo cual es símbolo de una alta capacidad de convocatoria y de la alta demanda existente por la temática. 41 conferenciantes de diferentes temas ofrecieron su experticia y buena preparación. Cada participante tuvo la oportunidad de participar, aparte de las dos conferencias magistrales, en 13 charlas, de 39 posibles, seleccionadas según su interés y prioridad Además tuvo la oportunidad de ampliar la información mediante la asistencia a la premiación del concurso sobre “Buenas Prácticas en Dirección de Proyectos del Sector Público, el networking promovido por la organización y la visita a diferentes stands de empresas e instituciones relacionadas con el tema. La mezcla de temas, de actividades y de posibilidades de intercambio generó un ambiente positivo para la obtención de información y el conocimiento de diferentes proyectos en la zona. Las instalaciones del Hotel y la calidad de los servicios de atención de los organizadores contribuyeron al éxito del evento.

2). Contenidos

Los temas tratados fueron variados y tocaron diferentes tópicos de la dirección de proyectos y una información somera de la dirección de mega-proyectos. Los mega-proyectos son proyectos de más de un millón de US$ de inversión y con efecto sobre más de un millón de personas. So proyectos, en su mayoría del sector público, donde la política juega un papel importante. Dentro del Capítulo hay experiencia y experticia para dirigir estos proyectos.

En el telón de fondo del Congreso se trataron diversos temas enfocados a informar sobre aspectos teóricos, sobre experiencias y sobre todo, observando las tendencias y desafíos al futuro. Quienes dirijan proyectos enfrentaran:

a) Alta disrupción tecnológica (Desarrollo y uso de las TIC; inteligencia artificial, robótica, drones, biotecnología, especialmente en las ciencias del comportamiento; Internet de las cosas; manejo de enormes bases de datos; etc.). ¿Qué pasará con el empleo? ¿Qué debo hacer para mantener el mío? son las preguntas más angustiantes en este campo.

b) Cambio climático. ¿Cómo afectará el cambio climático la formulación y ejecución de proyectos? ¿Afectará por igual o en forma diferenciada a los proyectos? ¿Qué riesgos se incrementan y qué estrategias de respuesta existen?

c) Cambios en la orientación política de algunos países dominantes, que generaran conflictos e incertidumbre. Ejemplo, el reverdecimiento de los nacionalismos frente a la globalización altera las relaciones de mercado, genera incertidumbre y angustia de posibles conflictos bélicos y cambia la orientación de las ventajas competitivas. ¿Afectará la guerra comercial EEUU-China mi proyecto? ¿Qué otros cambios de políticas afectaran mi dirección de proyectos y cómo?

Son varias las lecciones derivadas de diferentes conferencias y de las lecturas que he hecho, motivadas por lo oído en el Congreso:

• “La disrupción provoca importantes consecuencias en forma de destrucción de puestos de trabajo y aparición de otros nuevos, lo que convierte a la educación en protagonista absoluta como instrumento de adaptación. Exponemos estos procesos y el futuro previsible. Aunque, en base a la historia, somos optimistas en cuanto a que, a medio plazo, el ser humano será capaz de crear nuevos puestos de trabajo suficientes, la realidad es que, en el periodo intermedio, la destrucción será más rápida que la creación, especialmente entre las capas de trabajadores menos cualificados y en los países más pobres. Este proceso abre enormes consideraciones sociales que entre todos deberíamos debatir para actuar sobre ellas e intentar minimizar el daño que se generará entre los más desfavorecidos”^[1].
• Los empleos con alta viabilidad de automatización (chóferes, auxiliares de cocina, logística de almacenes, algunos técnicos, etc.) pueden ser eliminados y tendrán que adaptarse a nuevas tareas. Será un problema social a enfrentar con mucha creatividad. Los directores de proyectos, corren por ahora, menos posibilidad de ser eliminados, al contrario su demanda se incrementará en los próximos años. Las nuevas tecnologías requieren ser utilizadas en forma creativa y con recursos humanos motivados y cumplidos. Para lograr esto se requieren Directores de Proyecto. Sin embargo, la dirección tendrá requerimientos diferentes y desafíos importantes: mayor atención a conocimientos y habilidades en relaciones interpersonales, en especial, liderazgo, inteligencia emocional, capacidad crítica, comunicación, cooperación, creatividad, manejo de mayores métricas para el monitoreo y evaluación, gestión de grupos virtuales, uso de mecanismos adecuados para mejorar la selección y retención de talentos (especialmente para las nuevas generaciones). Se espera que los cambios serán más rápidos. Cada ocho a diez años las personas dedicadas a las distintas tareas tendrán que reinventarse. Esto supone tener no solo la disponibilidad a hacerlo, sino la capacidad mental para aguantarlo.
• Toda empresa es afectada por los cambios positivos y negativos del entorno. El estudio de estos constituye elemento fundamental de la gestión de riesgos. Hoy el análisis de los efectos del cambio climático, CC, es una tarea ineludible de la dirección. Hay efectos en la cadena de valor y en el exterior de las empresas. Ejemplos son: la infraestructura empresarial (probabilidades de inundaciones, incendios, etc.); los precios posibles en el mercado, ejemplo por cambios en el comportamiento de los consumidores (tendencia hacia los productos ecológicos, amigables con el ambiente); la demanda por determinados productos (se pueden tornar obsoletos de un momento a otro por nuevas regulaciones ambientales, ejemplo prohibición del plástico, o cambios en porcentajes permisibles de sustancias contaminantes), cambios en la estrategias de marketing ( dar valor a tener una huella de carbono cero, cambios tecnológicos para tener energías más limpias, contribuciones a mantener fuentes de agua).

En el futuro estos efectos serán cada vez mayores y demandaran esfuerzos adicionales de la dirección de proyectos.

• Los cambios políticos deben ser observados y tomados en cuenta con mayor cuidado por la dirección, pues serán de gran impacto empresarial. Cambios en las regulaciones comerciales o ambientales serán más fuertes y rápidas en el futuro y necesitaran mejores análisis por parte de quienes formulan y dirigen proyectos. Reacciones rápidas significaran ventajas competitivas, por eso el enfoque “agile” está teniendo cada vez mayor aceptación y uso. Hay que generar valor en el menor tiempo posible, sin disminuir la calidad.

• Los tiempos futuros de cambio rápido demandan que los directores de proyecto se preocupen mucho más por el desarrollo del talento humano, base de la ventaja competitiva. El desarrollo del equipo implica un liderazgo de servicio, tener en cuenta a las personas en forma integral (trabajo más entorno). Es necesario definir mejor las estrategias de atracción, selección, retención y motivación permanente de cada empleado. Herramientas como coaching, programación neurolingüística, mecanismos de evaluación participante y retroalimentación reflexiva permitirán mejorar el desempeño y la ventajas competitiva. La “humanización” del trabajo es condición necesaria para competir, aunque los rápidos cambios tecnológicos pueden ir en dirección contraria.
• Un tema reiterativo fue la necesidad absoluta de impulsar la digitalización en los proyectos y en las empresas. La competitividad y supervivencia de las empresas de todo tamaño está ligada a su capacidad de digitalización. Dejo de ser una opción para transformarse en una exigencia. Cada director de proyecto tiene que decidir por dónde empezar y tener un plan para impulsarla. Casi siempre tiene que ver con el manejo de la información técnica y organizacional, la documentación, las estrategias de marketing y la comunicación con los diferentes stakeholders.
• Otra lección del Congreso fue la importancia que el capítulo le está concediendo a los proyectos públicos y sociales. Dentro del evento se hizo la premiación del concurso de proyectos de instituciones públicas peruanas, siendo reconocidas dos por la calidad de los proyectos con los que concursaron: En la categoría “Mejor proyecto de optimización de servicios a la ciudadanía” a la Oficina Nacional de Procesos Electorales, ONPE y en la categoría “Mejor proyecto de inversión pública a “Plan COPESCO Nacional” del MINCETUR. De igual manera dentro de la programación se presentaron temas sobre experiencias de proyectos públicos y funciona una comunidad muy activa de proyectos sociales.

3). Recomendaciones

¿Qué hacer para enfrentar los desafíos en contenidos?

Una manera para enfrentar los desafíos es la actualización permanente y la reflexión continúa sobre lo que se realiza en los proyectos, en algunos procesos o en actividades específicas. Es necesario planear en el proyecto y en las empresas espacios de reflexión e intercambio de experiencias y de informaciones sobre los avances y cambios logrados e ir sistemáticamente documentándolas. En la obtención de lecciones las preguntas esenciales son el cómo y el por qué, hechas una y otra vez, hasta llegar a un cuadro claro de la realidad vivida, de relaciones plausibles de causa efecto y de la influencia del entorno económico, social, político, ecológico e institucional. Una vez logrado esto, hay que difundir, archivar eficientemente, y utilizarlas para el próximo proyecto o proceso.

No hay que olvidar que las demandas futuras a la dirección estarán más en el área de las habilidades blandas, lo cual no significa que se olviden o descuiden las habilidades en estrategia y en la parte técnica. El triángulo integral de competencias (de liderazgo, de estrategia y de carácter técnico) sigue siendo válido, solo que con mayor énfasis en las relaciones interpersonales y liderazgo.

¿Qué podemos recomendar para mejorar el evento?

– En cuanto a contenidos, se sugiere tener en cuenta para próximos eventos similares incluir más contenidos sobre gestión de riesgos, pues las tendencias vistas los generan y las estrategias a seguir no son muy claras. Otro tema que requiere profundización es la aplicación de “agile”, sobre todo, cómo mantener estándares de calidad utilizando este enfoque. Indudablemente el tema de liderazgo y negociación deben ocupar espacio preferente en un próximo evento.

– Un congreso es más una feria de información y una oportunidad de hacer contactos, que un evento de capacitación. Allí se recibieron impulsos y motivaciones para que cada participante se preocupe por ampliar conocimientos y a adquirir habilidades que le permitan enfrentar las tendencias bosquejadas.

– En el aspecto metodológico, se sugiere buscar formas de variar. Las presentaciones “power point” estandarizadas como única forma de transmisión de conocimientos cansan al auditorio. Algunas personas sugieren incluir paneles y espacios de debate y más estudios de caso, de tal forma que la participación de las y los asistentes sea más activa. La mezcla metodológica utilizada en la conferencia “Aikido y la Gestión de Proyectos, entre energía y armonía” presentada por Manuel Ortiz De Zevallos, con apoyo de sus compañeros de Aikido” rompió el esquema y logro gran motivación de la audiencia. Fue un ejemplo creativo de usar la analogía y presentar ejercicios reales del Aikido. Magnífico ejemplo de inspiración para pensar más en la metodología.

– Como seguimiento a los temas de mayor importancia al futuro, se recomienda intensificar en el capítulo la organización de conferencias, cursos cortos, grupos de trabajo, rutas de aprendizaje cortas y webinars.

– Las comunidades de práctica que ha iniciado el capítulo constituyen una magnifica posibilidad de mejorar y profundizar los temas.

Espero que el pequeño ejercicio realizado sirva de ejemplo sobre cómo elaborar lecciones aprendidas y los motive a planear la obtención de muchas que deriven de sus experiencias de actividades, procesos y proyectos. Si no hay preocupación por lograrlas, todos perderemos gran parte de las experiencias y los demás no se beneficiaran de mis aprendizajes y de la misma forma, yo perderé los aprendizajes de mis colegas. Aprender de la experiencia, sistematizándola, es parte de las ventajas competitivas que podemos lograr y requisito de los estándares de dirección de proyectos. Hay que intentar hacer el esfuerzo.