Gestión de las comunicaciones en el proyecto

¿Por qué es importante la Gestión de las comunicaciones en el proyecto?

* La comunicación ha ido cobrando importancia en la medida en que se utiliza como herramienta de gestión de todas las actividades de la gestión de los proyectos y de las organizaciones.

* La comunicación es el proceso que más tiempo demanda de un Director de Proyectos. Se calcula que hasta un el 90% del tiempo del DP se gasta en comunicación. Si ella o él no tienen esta competencia, no planifican, ejecutan y controlan los procesos para utilizarla en todas sus dimensiones (ej.: verbal y no verbal; interna y externa; vertical y horizontal) y correctamente, no podrán lograr un proyecto exitoso.

* El proyecto y la organización que lo enmarca siempre se relacionan con el entorno, lo quiera o no. El entorno afecta el desenvolvimiento del proyecto y éste también genera impactos sobre él, en mayor o menor medida. Una entidad que reduce su relación con el entorno es como un viejo caserón que huele a cerrado y a rancio. Las entidades deben tener ventanas abiertas, relación con su medio, para poder encontrar oportunidades, cumplir sus objetivos, adaptarse a la realidad, reciclarse, obtener recursos, aprender, evolucionar.
De la misma forma, sin una comunicación efectiva hacia dentro, las organizaciones no pueden llevar a cabo sus tareas, ni alcanzar lo que se proponen; entran rápidamente en una situación de alto conflicto y de parálisis, que pone en peligro su sobrevivencia.

¿Cuáles son los procesos a realizar para gestionar las comunicaciones en el proyecto?^[1]

1) Planificar la gestión de las comunicaciones.
Mediante este proceso la Dirección desarrolla un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los Interesados. ”El beneficio clave de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente”.

La planificación demanda dar respuesta a preguntas tales como: “

• Quién necesita qué información y quién está autorizado para acceder a ella;
• Cuándo van a necesitar la información;
• Dónde se debe almacenar la información;
• En qué formato se debe almacenar la información;
• Cómo se puede recuperar la información; y
• Consideraciones interculturales.

Los resultados del proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones deben revisarse con regularidad a lo largo del proyecto y modificarse según sea necesario para asegurar la continuidad de su aplicabilidad.

Para llevar a cabo el plan de gestión se parte de un análisis del entorno en cuanto a qué existe en comunicación (factores ambientales de la organización), qué experiencias, lecciones aprendidas, plantillas están disponibles (activos de los procesos de la organización) y las necesidades de información y en qué formatos de quienes son los involucrados. Se debe también tener claridad sobre qué comunicar (informes, síntesis de descripción del proyecto, etc.), el modelo, los métodos de comunicación (comunicación interactiva, envío a grupos específicos (push) o dejar información en un deposito físico o electrónico para que los interesados la tomen (pull)) y la tecnología existente (mail, teléfono, video llamada, otros).

Con todos estos elementos el DP obtiene un plan de gestión de las comunicaciones que según el PMBOK tiene entonces los siguientes puntos:

• “Los requisitos de comunicación de los interesados;
• La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle;
• El motivo de la distribución de dicha información;
• El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde;
• La persona responsable de comunicar la información;
• La persona responsable de autorizar la divulgación de información confidencial;
• La persona o los grupos que recibirán la información;
• Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa;
• Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto;
• El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
• Un glosario de la terminología común;
• Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.; y
• Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una legislación o normativa específica, de la tecnología, de las políticas de la organización, etc. El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir guías y plantillas para las reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones del equipo del proyecto, las reuniones electrónicas y los mensajes de correo electrónico”.