“Debemos medir lo que necesitamos conocer y conocer lo que necesitamos medir”. Autor Desconocido
¿Qué se entiende por Monitoreo?
*Método de poner a disposición, de quienes dirigen la información confiable y oportuna que se necesite, para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y evaluación se realicen eficazmente en la organización
*Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan para la dirección del proyecto. El beneficio clave de este proceso es que permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto, las medidas adoptadas y las proyecciones del presupuesto, el cronograma y el alcance”[1].
* “Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto incluye observar lo que realmente está sucediendo en el proyecto, y comparar el desempeño real con el proyectado en base a lo que fue planeado. Es una función de control que se realiza desde la iniciación del proyecto hasta su cierre, porque el alcance del producto, el alcance del proyecto y nuestros esfuerzos de dirección de proyectos deben ser seguidos y controlados”[2].
* “El proceso Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto se ocupa de:
• Comparar el desempeño real del proyecto con respecto al plan para la dirección del proyecto;
• Evaluar el desempeño para determinar la necesidad de una acción preventiva o correctiva y en su caso recomendar aquellas que se consideran pertinentes;
• Identificar nuevos riesgos y analizar, revisar y monitorear los riesgos existentes del proyecto, para asegurarse de que se identifiquen los riesgos, se informe sobre su estado y se implementen los planes apropiados de respuesta a los riesgos;
• Mantener, durante la ejecución del proyecto, una base de información precisa y oportuna relativa al producto o a los productos del proyecto y a su documentación relacionada;
• Proporcionar la información necesaria para sustentar el informe de estado, la medida del avance y los pronósticos;
• Proporcionar pronósticos que permitan actualizar la información relativa al costo y al cronograma actuales;
• Monitorear la implementación de los cambios aprobados cuando éstos se producen; e Informar adecuadamente sobre el avance del proyecto y su estado a la dirección del programa, cuando el proyecto forma parte de un programa (PMBOK, p.88).
* Para poder hacer el monitoreo y control se necesita como entrada al proceso el Plan de Dirección del proyecto con todos los sub-planes de las áreas de conocimiento y los documentos adicionales de planificación, especialmente las líneas base del alcance, de los costos y del cronograma; los cambios aprobados y los informes del desempeño del trabajo. También se tiene en cuenta los procedimientos y políticas de la organización y el entorno. Las salidas de este proceso serán informes sobre el desempeño del trabajo, solicitudes de cambios, recomendación de acciones correctivas o preventivas y actualización de los planes.
El otro proceso dentro del monitoreo es la realización del Control Integrado de Cambios. “Es el proceso que consiste en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de la organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección del proyecto, así como comunicar las decisiones correspondientes. Revisa todas las solicitudes de cambio o modificaciones a documentos del proyecto, entregables, líneas base o plan para la dirección del proyecto y aprueba o rechaza los cambios.
El beneficio clave de este proceso es que permite que los cambios documentados dentro del proyecto sean considerados de un modo integrado y simultáneamente reduce el riesgo del proyecto, el cual a menudo surge de cambios realizados sin tener en cuenta los objetivos o planes generales del proyecto”. (PMBOK p. 94).
* Cualquier interesado involucrado en el proyecto puede solicitar cambios. La solicitud de un cambio debe registrarse por escrito e ingresarse al sistema de gestión de cambios y/o al sistema de información, en la parte dedicada al control de las versiones actualizadas de los documentos del proyecto (gestión de la configuración).
Las solicitudes de cabio deben ser aprobadas por un Comité de Control de Cambios, previa información del Director sobre los impactos del cambio solicitado en las líneas de base del alcance, cronograma y costo.
¿Qué tipos de monitoreo existen?
- De gestión: Monitorea desviaciones en alcance, tiempo, costos, personal; actividades; productos. Predomina en proyectos de inversión.
- De resultados e impactos: Se enfoca en analizar y evidenciar los cambios cualitativos y cuantitativos de las personas, objetos y procesos planeados. Predomina en proyectos sociales y de desarrollo.
- De procesos: analiza si el programa o proyecto lleva a cabo sus procesos de manera eficaz y eficiente y si contribuye al mejoramiento de la gestión. En este sentido, por medio de las evaluaciones de procesos se detectan las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del marco normativo, estructura y funcionamiento de los programas, aportando elementos para determinar estrategias que incrementen la efectividad operativa y enriquezcan el diseño de los programas.
- Del entorno: monitorea las condiciones políticas, sociales, marco.
Importancia
* ¡Conducir sin un seguimiento basado en resultados es andar a ciegas!
* Toda medida requiere un seguimiento basado en resultados para, en cualquier momento:
- poder informar de los progresos de la medida (comprobación de resultados)
- saber lo que va bien y dónde es necesario hacer ajustes (aprender)
- tomar decisiones estratégicas y de gestión sobre la base de los datos de seguimiento (conducción)
- promover un diálogo con las contrapartes sobre la estrategia elegida y la planificación operativa
- disponer de un fundamento para una rendición de cuentas fiable (presentación de informes, evaluación)[3]
Proceso de gestión
¿Qué elementos componen el sistema de monitoreo?
Los pasos que hay que dar para establecer un sistema de monitoreo orientado a impactos son:
1) Elaborar/revisar/adaptar el esquema de resultados y los indicadores. La tarea es revisar la matriz de impactos o la matriz de planificación, para estar conscientes de qué se va a medir.
2) Aclarar los requisitos del sistema de seguimiento y control:
- Identificar e integrar a los involucrados en las decisiones estratégicas y de conducción.
- Aclarar los intereses, las expectativas y la necesidad de información de los involucrados.
- Revisar los sistemas contraparte y, si es necesario, adaptar el seguimiento basado en resultados a dichos sistemas.
- Tomar en cuenta los recursos humanos y financieros necesarios para el seguimiento basado en resultados
3) Revisar las variables de los indicadores a medir y analizar que otras variables se tienen que observar, ej.: género, jóvenes, etc.
4) Definir un formato del seguimiento basado en resultados:
- Responsabilidades para las actividades de seguimiento. El monitoreo se acuerda en la estructura de conducción y se realiza con la participación de los involucrados. Si la organización contraparte ya tiene un sistema de monitoreo funcionando, se debe analizar la posibilidad de utilizarlo, para evitar duplicidad.
- Calendario para la recolección de datos.
- Métodos de recolección de datos.
5) Recopilar los datos y analizarlos:
- Definir datos de base/ valor meta/ hitos
- Recabar los datos
- Analizar los datos y evaluarlos
- Elaborar el informe
6) Utilizar las conclusiones del seguimiento:
- En la estructura de Conducción: decisiones estratégicas, de gestión, de presupuestos
- Rendición de cuentas/ comprobación de los resultados/ obligación de informar
(evaluación, informe de avance, informe final) - Gestión del conocimiento y aprendizaje (documentación, lecciones aprendidas y comunicación)
Para poder tener una buena utilización el proyecto utiliza su estrategia de comunicación, de tal forma que se envíen los informes a los diferentes interesados por los canales adecuados y en el momento adecuado. Se debe buscar activamente que haya una retroalimentación efectiva.
*En los proyectos de cooperación se debe hacer un monitoreo de “capacity Works”. Los puntos a tratar, de acuerdo a GIZ, son:
- Estrategia: “¿Con qué paquetes de servicios estratégicos nos alineamos a las estrategias de acción de los principales actores y logramos los objetivos y resultados previstos? “
- Cooperación: “¿Qué actores hay que involucrar, y cómo, para lograr los objetivos y resultados de la medida? “
- Estructura de conducción: “¿Qué actores son indispensables en la conducción del proyecto/programa para lograr los objetivos y los resultados? ¿Cómo se toman las decisiones? “
- Procesos: ¿A qué procesos clave del sector hay que prestar atención a fin de prestar los aportes necesarios para el logro de los objetivos y resultados? “
- Aprendizaje/innovación: “¿Quién debe aprender qué y en qué nivel para alcanzar los objetivos y los resultados y para integrar en el campo de política las capacidades necesarias para el desarrollo futuro? “
* Criterios de calidad del seguimiento basado en resultados.
Un buen seguimiento basado en resultados se caracteriza por cuatro elementos clave con criterios de calidad:
a) Diseño, estructura y método.
- Utilización, conducción, aceptación, comprensión.
- Documentación y presentación de informes.
- Monitoreo del desarrollo de capacidades, eficiencia económica y viabilidad.
Cada criterio de calidad contiene una serie de aclaraciones que proporcionan orientación para la creación y utilización de un sistema de seguimiento.
* En el monitoreo de gestión los pasos son:
1) Revisar el plan para la dirección del proyecto. En este se encuentran los planes de gestión del alcance, del tiempo, de los costos, de la calidad, de las personas y recursos, de las comunicaciones, del riesgo, de las adquisiciones y de los interesados. En cada plan se establece qué, cuándo, cómo y quién medirá el desempeño del proyecto y cómo se realizarán los cambios necesarios. La responsabilidad final la tiene el Director o coordinador del Proyecto.
2) Comparar los datos de desempeño contra las líneas de base definidas para alcance, tiempo y costos y contra los indicadores de las demás áreas-
3) Analizar y explicar las variaciones encontradas, buscando identificar las causas raíz, determinar cuáles ameritan acciones correctivas o preventivas y hacer las recomendaciones. Tomar en cuenta la opinión de los clientes en el análisis.
4) Gestionar los cambios necesarios, documentarlos e informarlos a todos los interesados.
5) Actualizar los planes y continuar la ejecución.
Los cambios y desviaciones serán mínimas si la planificación del proyecto en todas sus áreas ha sido buena y participativa.
- GIZ. 2013. El seguimiento basado en resultados de la GIZ. Unidad corporativa Seguimiento y evaluación. Presentación power point. Eschborn, Alemania. ↑